הנוחות של גישה מיידית למידע זה הופכת אותו לבעל ערך לכל עסק. כדי לגשת אליו, משתמש יכול להתחבר למיקום מאובטח במחשב, כגון אתר או שרת אחסון קבצים, ולקבל גישה למידע עסקי זה, וכן ליצור אינטראקציה עם משתמשים אחרים במחשב זה. קלות השימוש הזו מספקת דרך לעובדים ולקוחות לשתף מידע, יישומים ומשימות. זה גם מאפשר שיתוף פעולה בין עמיתים לעבודה, מכיוון שלמשתמשים יש גישה לאותו מידע. פיתוח פורטל מחשבים מאפשר לשתף מידע עסקי ולהשתמש בו בדרכים שהיו בעבר בלתי אפשריות. מערכות פורטל מחשבים מספקות דרך לנהל נתונים דיגיטליים, כמו גם לעקוב ולנהל נתונים אלקטרוניים. נתונים דיגיטליים מתייחסים למידע המאוחסן במחשבים, כגון מאגרי מידע ודואר אלקטרוני. באופן מסורתי, המשתמשים נאלצו לשלוח נתונים דרך רשתות מורכבות. עסקים משתמשים לעתים קרובות באינטרנט כדי לאחסן נתונים ולשלוח אותם זה לזה. יישומי תוכנת מחשב מפשטים את חילופי המידע.